Як безболісно перейти з 1С на новий софт
Часті питання про перехід на новий софт
Шановні колеги!
Мене звати Олександр Ніколенко. В автобізнес я прийшов у далекому 1994 році, а у 2016 заснував компанію CARBOOK, що розробляє та впроваджує софт для великих і маленьких СТО, магазинів, шиномонтажів, мийок, детейлінг-студій та інших автобізнесів.
Останнім часом надходить багато питань про 1С та варіанти переходу на новий софт. Можливо це пов’язано з новим законопроєктом №11492, який передбачає повну заборону російського софта в Україні. Можливо з величезними витратами на доробки у поточній версії 1С. А може з необхідністю розвиватись і рухатись далі. Хай воно як, але питання назріло. Тому я вирішив зібрати в одній брошурі разом все, що можу розповісти про заміну 1С на новий софт.
Чому безболісно закреслено? Буде боляче?
Так, зміни будуть непростими. Почитайте відгуки на п’ятій сторінці, майже всі про це говорять. Впровадження навантажує керівника, персонал і бізнес.
Зміна софта – як переїзд у нове приміщення: поки все запакуєш, перевезеш, розпакуєш, розставиш, налаштуєш, звикнеш… Новий софт краще впроваджувати рідко, але якщо вже робити, то капітально і надовго.
Чи існує якесь знеболювальне?
Найкраще знеболювальне – це успішне впровадження, коли замовник швидко досягає своєї мети. Для цього потрібно, щоб в одному місці зійшлись зорі три фактори: мотивований лідер, знання психології команди і точна технологія впровадження.
Причому саме в такому порядку. Сильний керівник може компенсувати недосконалість технології, але навіть найкраща технологія не здатна замінити рішучість лідера.
А можна, щоб ви все зробили і воно запрацювало?
Ні, так воно точно не запрацює.
Зміна софта – це ралі, а не стріт-рейс. Класичне ралі – із планом-стенограмою і дорожньою картою. Екіпаж ралі – пілот-користувач і штурман-розробник. Успішний фініш – результат злагодженої роботи всієї команди.
Пілот-користувач має керувати, перевіряти, працювати в системі, надавати зворотній зв’язок. Штурман-розробник – планувати, навчати, налаштовувати, переносити дані, підтримувати, виправляти.
Зрозуміло, що ключова саме роль пілота – відповідальної особи зі сторони замовника. Це має бути або керівник, або людина з авторитетом і досвідом, яка вміє приймати рішення.
Який процес переходу і скільки часу він займає?
Впровадження складається з п’яти етапів: Підготовка – Планування – Впровадження – Підтримка після старту – Аналіз. Половина задач на розробнику, половина – на замовнику. Весь процес детально розписаний на наступній сторінці. Зазвичай перехід займає від двох тижнів до трьох місяців, в залежності від масштабу проєкту та ресурсів замовника і розробника.
Що буде з даними з 1С? Там історія за 10 років!
Поряд із командою, дані – ваш головний актив. В жодному випадку не можна втрачати дані! Перенос даних має бути важливою складовою будь-якого впровадження.
Свого часу вибір на користь 1 С був повʼязаний тільки з тим, що не було майже нічого іншого. Але нарешті є CARBOOK, і це дійсно сучасна альтернатива.
Як приклад, нещодавно сказав своїм, що типу будемо повертатися на стару 1 С. Відповідь мене приємно здивувала. ДОСЛІВНО: "Сам тоді працюй".
Отакі справи. Але з початку бекали, мекали і бурчали.
Олександр, СТО "Світла", Київ
Що підштовхнуло, щоб ми перейшли? Це постійні-постійні витрати на доопрацювання якихось маленьких фішок, можливостей, модулів, які мінімум оцінювалися в десятку тисяч гривень. Ну тож мінімум - 10,000 грн. Розклад, планувальник - 20,000. Розділ зарплат - 30,000. Я вже втомився після якихось, напевно, ста тисяч, ще вкладати. І питання було сервера. За оренду сервера ми платили 1,000 грн в місяць ще на той час.
Денис, «M-Service», Хмельницький
Як успішно впровадити новий софт
На цій сторінці показано те, що CARBOOK приносить в проєкт.
Праворуч – психологічний стан команди на різних етапах. До кожного пункту у нас є прописаний список ризиків та оптимальні стратегії комунікації і вирішення конфліктів.
Нижче – технологія впровадження: чекліст дій та процесів, необхідних для запуску нового софта. Він включає п’ять головних етапів – від підготовки до аналізу результатів проєкту.
Важливо! Зелені пункти організує і проводить команда CARBOOK. Чорні – на стороні замовника.
Відповідальність – на обох сторонах.
1. Підготовка
- ❑ Бюджет. Оцінити вартість софта: ліцензії, впровадження, навчання, підтримку. Узгодити контракт.
- ❑ Команда. Вибрати відповідального за впровадження, надати йому повноваження і мотивацію.
- ❑ Комунікація. Пояснити всім працівникам причини впровадження нового софта та його переваги.
- ❑ Контракт і оплата. Підписати контракт і здійснити оплату.
2. Планування
- ❑ Мета. Визначити довгострокову (стратегічну) мету проєкту та 2-3 короткострокові цілі, які легко досягти.
- ❑ Обсяг проєкту. Визначити, які модулі будуть використовуватись, чи потрібна синхронізація з 1С.
- ❑ Бізнес-процеси. Визначити, які бізнес-процеси буде потрібно адаптувати під новий софт.
- ❑ План. Скласти плани: ❑ навчань, ❑ експорту даних з 1С, ❑ імпорту в новий софт, ❑ тестування, ❑ старту
3. Впровадження
- ❑ Навчання. Провести презентації і навчання згідно плану.
- ❑ Довідники. Налаштувати в CARBOOK статичні довідники (пости, каси, склади, статуси, АРІ, ...)
- ❑ Експорт даних. Вивантажити з 1С наступні дані у форматах xlsx, csv або txt:
- ❑ динамічні довідники: персонал, клієнти, постачальники, товари, роботи, а/м (за можливістю)
- ❑ документи (наряд-замовлення, складські, взаємодії) та залишки (склади, каси, головна книга, ...)
- ❑ Імпорт даних.
- ❑ Імпортувати довідники і документи в CARBOOK
- ❑ Налаштування. Закінчити налаштування CARBOOK:
- ❑ роботи, комплекси, діагностики, графіки роботи, зміни, посади, прайси, АРІ, СМС, націнки, статуси н/з і з/ч
- ❑ друковані форми, права і доступи
- ❑ Тестування. Протестувати правильність даних у CARBOOK, підтвердьте повну готовність.
- ❑ РУШ! Запустити роботу з CARBOOK у всій організації.
4. Підтримка після старту. Запобігання відкату назад
- ❑ Команда. Продовжувати регулярні зустрічі команди. Моніторити роботу системи і юзерів.
- ❑ Процеси. Інтегрувати зміни в ключові процеси. Переконатися, що всі процеси адаптовані до нового софта.
- ❑ Супровід. Швидко реагувати на проблеми, виправляти помилки, допомагати дорозібратись в системі.
- ❑ Швидкі результати. Досягати швидких результатів, комунікувати успіхи всій організації.
- ❑ Бачення і Воля. Пам’ятати про криву змін. Найбільша депресія – перед початком росту!
5. Аналіз проєкту
- ❑ Оцінка. Оцінити, наскільки новий софт допоміг досягти цілей, визначених на етапі планування.
- ❑ Аналіз проблем. Визначити будь-які залишкові проблеми та розробити план їхнього вирішення.
- ❑ Процес неперервного розвитку. Зробити зміни частиною культури компанії.
Все правильно, але зараз не на часі…
Насамперед головне!
Ви – не самі, ми – поруч! У нас дійсно великий досвід. Сьогодні з CARBOOK працює понад 500 СТО і чверть з них – вихідці з 1С. Ми знаємо всі труднощі і ризики, тому що стикались з ними не один десяток разів. На попередніх сторінках ми розібрали, що будемо робити на кожному етапі впровадження нового софта. Давайте подивимось на питання, які, можливо, ще залишились.
От закінчиться сезон (свята, відпустки)
Мене часто питають, в якому місяці найкраще впроваджувати софт. Раніше я відповідав – коли завгодно, головне – не в сезон. Але зараз сезони-несезони так змішались, що я просто кажу – існує лише один правильний день для прийняття рішення і запуску проєкту – це СЬОГОДНІ.
Зараз не маю майстра-приймальника
Це – погана новина. А хороша – в тому, що CARBOOK легко заміняє одного, а навіть і двох працівників. Інвестуйте дві години в навчання, і ви з легкістю почнете підбирати з/ч та виписувати наряди. Якщо навіть цих двох годин немає, згадайте старовинну притчу про дроворуба і пилу.
Закінчиться війна, тоді і буду інвестувати
Розумний підхід, але з CARBOOK ситуація трохи інша. Модель дистрибуції SaaS (Software as a Service) передбачає оренду софта, а не інвестицію в нього. Замість одномомент ного вкладення десятків, а то й сотень тисяч доларів, ви платите у тисячі разів меншу щомісячну абонплату.
Це плата не стільки за софт, як за підтримку, яку ви отримуєте. За робочий час спеціалістів, які вирішують проблеми, виправляють помилки і навчають користувачів.
Не вистачає ось такого модуля, …
… коли зробите, тоді і поговоримо.
У нашій системі автоматизовані сотні бізнес-процесів, реалізовані десятки унікальних рішень. Шкода відкладати це все на невизначене майбутнє, тільки через один модуль. Навпаки, вже сьогодні ви можете почати процес маленьких змін, які призводять до неймовірних результатів.
Завтра не зможу заплатити і втрачу всі дані
Політика CARBOOK стосовно даних проста: всі дані належать вам, і ви, як власник, завжди маєте доступ до них. Завжди – навіть, якщо не вдалося вчасно заплатити. Так, ви не зможете нічого змінити або додати, але завжди зможете знайти, переглянути і роздрукувати потрібну інформацію.
Бухгалтер категорично відмовляється йти з 1С
Добре, нехай бухгалтерія поки залишається на 1С. Всі головні процеси переведете в CARBOOK, а ми допоможемо із синхронізацією двох програм. Таким чином ви значно мінімізуєте ризики, пов’язані з 1С – весь ваш бізнес, окрім однієї ділянки, буде працювати на сучасному українському софті.
Притча «Дроворуб і пила»
НЕМАЄ, підкреслюю НЕМАЄ аналогів програмі CARBOOK за такі кошти. На-віть кацапська 1С Альфа-Авто вже давно відстала. Я можу це впевнено сказати, я з 2018 р. перепробував більше 30 програм. Всі або дуже склад-ні, або не мають навіть половини фун-кціоналу, або дуже дорого, що не по кишені невеликим сервісам. Мега-фун-кціонал, швидкість, простота ведення, постійні оновлення, аналітика, підтримка – це все CARBOOK. Це – двигун прогресу кожного автосервісу.
Дмитро, Автопорт Україна, Бровари
Чи всі свої цілі виконали при переході? При переході виконали десь 70%, але на даний момент часу можна сказати вже всі 90%. Але 90% не з тих, яких колись було 100%, а перелік постійно збільшувався, тому що ми самі розширювалися. Тобто навіть на етапі розширення майже повністю закриті всі необхідні питання.
Роман, Дакар-Сервіс, Хмельницький
Історії тих, хто вже подолав цей шлях
Чому перейшли з 1С? Вона була занадто детальна. Тобто там все треба було розписувати, там всі договори на кожну людину створювати, там на кожен рух витрачалось дуже багато часу. І це було проблемою. Навіть той самий планувальник ми під себе переробляли два рази через те, що він дуже незручний був.
Роман, Дакар-Сервіс, Хмельницький
Я шукав програмне забезпечення, веб-орієнтоване, яке не треба інсталювати на Windows і де не треба термінальний сервер, який треба обслуговувати. Просте у використанні, специфічне під СТО. Плюс для мене було важливо, щоб були інтеграції з постачальниками, щоб завантажувати документи. 1С сильно універсальний софт, засильно універсальний. Я хотів спеціалізований, от і все.
Ярослав, L’Auto Service, Луцьк
По-перше, офіційна 1С коштує дорого, і на кожного співробітника треба додаткові ліцензії. По-друге, її потрібно дуже багато дороблювати, і для цього треба багато коштів і часу. По-третє, 1С не синхронізується ні з постачальниками, ні з ніякими каталогами. І четверте, у CARBOOK ціла команда програмістів, які роблять все – від прав до печатних форм, від каталогів автомобілів до підтягування авто по номеру.
Володимир, DW-Service, Київ
Перейшов на CARBOOK з 1С принципово, коли відкрився тут, в Ужгороді, у 2022 році. Які питання були при переході? Абсолютно різні системи, різний інтерфейс, як завжди складнощі з переходом. Важко було з початку. Функціонал дуже обширний, зайняло час все освоїти.
Євген, СТО «Ауді Експерт», Ужгород
В принципі, все реалізовано. Основне – це було прихід товару, який скоротив час. Тобто швидкість роботи виросла дуже суттєво. Прийомка товару по АРІ – це просто чудово! Бухгалтерія так само, бачимо скільки грошей, Чекбокс під’єднується. Я – задоволений.
Денис, «M-Service», Хмельницький
Вирішили перейти, щоб автоматизувати доходи та витрати, систематизувати роботу, мати базу даних клієнтів, вести коректний облік в одній базі. Перехід проходив наступним чином: спочатку було незрозуміло, потім цікаво, зараз програма є нашим необхідним і суперовим інструментом в щоденній роботі!
Ігор, ТАХО, с. Добряни,Львівська обл.
Дивіться, спочатку були труднощі, це просто що нова система, трошки по-іншому вона працює. Основні поняття – касовий ордер, прихід товару – це все так само. Але персонал, запчасники і майстри-приймальники, неохоче переходили, тому що для них це нове, вони тільки розібралися з 1С. Щось було незрозуміло, виникали питання, потрібно було набирати підтримку. Ну, адаптаційний період якийсь був.
Денис, «M-Service», Хмельницький
Перейшли в принципі без проблем. В перші два місяці, в нас ще були якісь питання, в нас ще думали, що як, один одному підказували, а потім вже все. Була людинка, яка почала розказувати, ой, я так не буду, я буду по-інакшому. Я сказав, слухай, ми працюємо так. Або працюємо так, або, вибачай, ми з тобою не працюємо. Та й все.
Роман, Дакар-Сервіс, Хмельницький
Я приєднався до CARBOOK на початку війни, тоді ще не було такої кількості навчальних матеріалів, онлайн стрімів з новими функціями. Одне точно скажу – при переході просіть менед-жерів CARBOOK щоб вам зробили особисту презентацію і провели екскурсію по програмі. Це в рази пришвидшить ваш перехід і адаптацію СТО. Я відверто радий і максимально підтримую, що українська компанія розробляє такий шикарний продукт для автосервісу і може конкурувати з дорогими західними програмами.
Дмитро, Автопорт Україна, Бровари
CARBOOK та його фішки
Уявіть програму, створену спеціально для авто-бізнесів України, яка поєднує місцеві вимоги з найкращим міжнародним досвідом.
Це CARBOOK – інноваційний софт, який оптимізує бізнес-процеси, підвищує прибутковість і пропонує унікальні рішення, визнані найкра-щими в Європі.
З CARBOOK ви отримаєте зростання середнього чеку, швидку обробку замовлень, гнучке управління запасами, прозоре нарахування зарплат, повний бухгалтерський облік та сучасну комунікацію з клієнтами.
Виведіть ваш автобізнес на новий рівень ефективності та сучасності з CARBOOK!
Підходить як СТО, так і автомагазинам
Експресс-огляд
Графічне додавання з/ч, робіт, комплексів
Менеджерські звіти
Діагн. листи, ДХЧ (легкові і вантажні)
ВІНи, кроси (легкові і вантажні)
Імпорт документів (файловий обмін, АРІ)
Бухгалтерський облік
Готові спробувати?
- Залишайте заявку на безкоштовну тестову версію на https://carbook.pro
- Підписуйтесь на новинки в Youtube і Telegram
